HubSpot para pequeñas empresas: por dónde empezar

Qué es un CRM, en pocas palabras

Un CRM, o sistema de gestión de relaciones con clientes, es un lugar compartido donde guardas a todas las personas que han contactado con tu negocio. Cada una tiene su ficha con sus datos, cada correo y llamada, lo que preguntó y cuál es el siguiente paso.

Si ahora mismo tus consultas están repartidas entre chats de WhatsApp, la bandeja de entrada y una libreta junto a la caja, un CRM lo reúne todo. Nadie se queda olvidado y cualquiera del equipo puede retomar una conversación donde se quedó.

Qué incluyen las herramientas gratuitas

El plan gratuito de HubSpot da bastante de sí para una pequeña empresa. Incluye fichas de contactos, un embudo de ventas, formularios para la web, chat en directo, recordatorios de tareas, un enlace para reservar reuniones y un número limitado de correos de marketing al mes. Los correos gratuitos llevan la marca de HubSpot, algo que la mayoría de clientes ni nota ni le importa.

Para un salón de belleza, una empresa de mudanzas o una inmobiliaria pequeña, suele bastar durante el primer año.

Las cinco primeras cosas que configurar

Empieza con calma. Estos cinco pasos te dan un sistema que funciona sin pasarte semanas configurándolo.

• Importa tus contactos desde una hoja de cálculo, con nombre, correo, teléfono, idioma y de dónde vienen.
• Crea un embudo sencillo de cuatro o cinco fases, por ejemplo Nueva consulta, Presupuesto enviado, Seguimiento, Ganado y Perdido.
• Añade un formulario de HubSpot a la página de contacto de tu web para que cada consulta entre sola en el CRM.
• Redacta un correo de bienvenida que se envíe cuando alguien rellene el formulario, en inglés y en español si atiendes a ambos públicos.
• Programa una tarea semanal para revisar las oportunidades abiertas y escribir a quien haya dejado de responder.

Lo que puede esperar

De momento, olvídate de la puntuación de contactos, las automatizaciones complejas, decenas de campos personalizados y los paneles detallados. Solo sirven cuando ya entran datos de forma constante y tienes la costumbre de usarlos.

El error que más veo es dedicar un mes a montar una configuración perfecta que luego nadie abre. Un CRM básico que se usa cada día vale más que uno sofisticado que se mira una vez por trimestre.

Cuándo merece la pena pagar

Plantéate un plan Starter de pago cuando quieras quitar la marca de HubSpot de los correos, enviar más correos al mes, crear secuencias automáticas sencillas o dar acceso propio a varias personas del equipo. El precio va por usuario, así que consulta las tarifas actuales y contrata solo los puestos que necesites.

Sube de nivel solo cuando una tarea concreta te esté quitando tiempo de verdad cada semana. Si no sabes decir cuál es, quédate donde estás.