Recepcionistas con IA: qué son y si te hace falta uno

Qué hace un recepcionista con IA

Un recepcionista con IA es un programa que responde tus llamadas, tus mensajes de WhatsApp o el chat de tu web en tu nombre, con una voz natural o por escrito. Se puede configurar para resolver las preguntas habituales, tomar datos, reservar citas en tu agenda y avisarte al momento de lo que sea urgente.

Funciona a todas horas, así que la consulta que llega un domingo a las diez de la noche, o la de un comprador desde Dublín o Copenhague, también recibe respuesta. Además puede filtrar contactos con unas pocas preguntas sencillas, como presupuesto, zona o fechas, para que sepas a quién llamar primero.

A quién le encaja

Encaja en negocios que pierden llamadas porque están atendiendo a clientes o trabajando fuera. Algunos ejemplos habituales:

Si recibes pocas llamadas a la semana y siempre contestas, seguramente todavía no lo necesitas.

• Salones de belleza y clínicas donde nadie puede coger el teléfono en mitad de un tratamiento.
• Inmobiliarias que reciben consultas del extranjero fuera del horario de oficina.
• Empresas de mudanzas y profesionales de oficios que pasan el día en la obra.
• Restaurantes y alquileres vacacionales que gestionan reservas y las mismas preguntas a diario.

Cuánto cuesta, más o menos

Los precios varían mucho según el volumen de llamadas y la configuración necesaria. Como referencia habitual, un asistente sencillo para el chat de la web o WhatsApp parte de unos 30 a 100 € al mes. Un recepcionista de voz que atiende llamadas y reserva citas suele costar entre 100 y 400 € al mes para una pequeña empresa, a veces con un cargo por minuto aparte. También es normal pagar una puesta en marcha de unos cientos de euros si alguien lo adapta a tus servicios, precios y agenda.

Compáralo con lo que valen las consultas que hoy se te escapan. Si una reserva o una visita a un inmueble más al mes cubre el coste, merece la pena probarlo.

Límites, paso a una persona y RGPD

Los recepcionistas con IA se manejan bien con preguntas rutinarias y reservas. Se les dan mucho peor las quejas, las conversaciones delicadas o los presupuestos complicados. Define reglas claras para pasar a una persona, por ejemplo cuando el cliente pide hablar con alguien, está molesto o quiere algo que se sale del guion, y asegúrate de que ese aviso llegue a alguien que lo atienda rápido.

Según el RGPD y la normativa europea sobre IA, debes avisar de que se está hablando con un sistema automático y, si las llamadas se graban, decirlo. Elige un proveedor que guarde los datos en la UE o con las garantías adecuadas, que firme contigo un contrato de encargado del tratamiento y que te permita borrar datos cuando lo pidan. Recoge solo la información que de verdad necesitas.

Cómo empezar poco a poco

Empieza por un solo canal, normalmente el que más consultas te hace perder, que suele ser el teléfono fuera de horario o WhatsApp. Dale una lista corta con tus preguntas más frecuentes y tus normas de reserva, déjalo funcionar un mes y revisa las conversaciones cada semana. Ajusta las respuestas y después decide si lo amplías.